報連相は難しい(けど重要)

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仕事の基本と言われる“報告・連絡・相談”。

その重要性がよく語られるのは、それだけできない人、できない状況が多いということ。

何故、そんなに“報連相”は難しいのでしょうか。

●行為そのものは難しくもなんともない

報告、連絡、相談、どれを取っても、やること自体は誰でもできますよね。

情報や状況を共有しないといけない人に、声をかけて話す、メールやLINEを送る。

ただそれだけなのです。

では、何故その簡単なことができないのか。

●受け手の状況

相手がとても忙しそうなら、声をかけることを躊躇ってしまうでしょう。

「ちょっと落ち着いてから話そう」と思いながら、タイミングを逃し続けているうち、チーム内で共有すべきことが共有できていなくて、トラブルになることもあります。

また、以前にその人に相談しようとして、ちゃんと聞いてもらえなかったとしたら、相談のハードルが上がりますね。

例えば「部下がちっとも“報連相”ができない!」と思っている方がいれば、自分の態度を改める必要があるかもしれません。

●報連相をする側の問題

受け手と同じく、忙しくて後回しにしているうちに、報告すべき事態が悪化することもあります。

また「これくらいのことを報告する必要はない」とか「相談するまでもなく、独断で動いていい」と思ったことが、実は事前に共有が必要だった、ということもあります。

要は難しいのは行為ではなく、状況判断なのです。

●誰が“これくらいのこと”を判断するのか

「これくらいのこと、報告するまでもない 」と思っても、実はその報告がその後のトラブルを防ぐかもしれません。

現実問題、起こってみないとトラブルになるかどうかはわからないのですが、プロジェクト、業務として動く以上、リスクに備える必要があります。

ある出来事を、リスクとして捉え対策をするのか、そこは拘らなくてよいと放置するのか、決めるのは“最終的に責任をとる人”です。

報告する側が「これは大事だ!」と思い伝えたことを放置してトラブルになったら、放置した人が責任をとるしかありません。

でも、責任者が知っておきたかったことを報告せず、トラブルが起きても、責任をとるのは責任者なんです。

要らぬことを伝えるための時間を取らせることへの、配慮や遠慮もあるものですが、ひとつの目的を果たすために集まったチーム内では、できるだけの情報共有をするべきだと、私は思います。

フリーランスという働き方を選ぶ方は、コミュニケーションが苦手だから、1人でやることを選んだかもしれません。

でも、フリーランスとして関わったとしても、何かの仕事をやり遂げるのに、たった1人でできることはまず、ないはずです。

もちろん、責任をとる側から、現場の実務担当者への報告や相談が必要な場合もあります。

そのときは、きちんと受け止め、答えられることは答える。

そんな“当たり前のコミュニケーション”が円滑にできているかどうかが、プロジェクト成功への分かれ道になるのではないでしょうか。

都度都度の情報共有が、ビジネスの成否の鍵を握る

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